Sem contabilidade a sua empresa não vive. Essa frase precisa estar na sua mente antes de começarmos o debate. Existem aqueles que não dão o devido valor a essa atividade, mas praticamente todos os negócios necessitam iniciar já com um bom contador.
A questão é que nem todo profissional vai se encaixar com o seu perfil de negócio e isso não quer dizer que ele seja desqualificado. De todo modo, é importante estar alinhado com um serviço feito sob medida às suas demandas.
Neste texto, você vai aprender como fazer a troca de contabilidade da maneira mais calma e tranquila possível.
A CONTABILIDADE É ESSENCIAL
A importância da contabilidade começa antes mesmo da abertura do CNPJ, pois esse momento é marcado pela tomada de decisões precisas. O contador é sempre o mais indicado para auxiliar nessa tarefa.
Três tópicos importantes são a escolha do CNAE que se encaixa na sua atividade, o formato jurídico que representa como você vai atuar no mercado e, por fim, a escolha do regime tributário.
PERIGOS DE ESCOLHER A CONTABILIDADE ERRADA
Se você optar por decisões erradas durante a abertura do CNPJ, as consequências logos vão surgir.
Em curto prazo, por exemplo, sua empresa vai pagar mais impostos do que o necessário, gastar verba com alteração de contrato e ainda o impedimento para fechar contratos de trabalho.
Já a longo prazo, isso pode piorar mais. A decisão errada pode impedir a captação de investimento, criar dívidas com o fisco e cair na malha fina por não declarar corretamente as movimentações fiscais e contábeis.
COMO MUDAR DE CONTABILIDADE
Retomando o assunto de antes, sim, você pode trocar a sua contabilidade. Mas, claro, não pode ser da noite para o dia. Primeiro fique atento na questão contratual.
O que o contrato com a contabilidade estipula? Há prazos que precisam ser cumpridos e se houver rescisão antes do encerramento, certamente você terá que arcar com multas.
Em vários casos vale mais a pena esperar o contrato encerrar para, então, fazer a troca. Mas isso depende de caso para caso.
De todo modo, o aviso para o contador atual precisa ser feito com antecedência, para que ele tenha 30 dias úteis para entregar a documentação da sua empresa.
Dito tudo isso, chegou a hora de desbravarmos os tópicos de como fazer a mudança de contabilidade.
PASSOS PARA TROCAR DE CONTABILIDADE
1 – Antes de mais nada, formalize o pedido de finalização do contrato com o profissional atual. Você precisa ser claro sobre qual será o mês final de atuação para que todos os documentos sejam entregues sem problema. O ideal recomendado é que a nova contabilidade assuma no mês seguinte ao fim do aviso prévio da prestadora anterior.
2 – Feito o processo com a contabilidade anterior, você precisa informar a nova prestadora de serviço quando ela assume o trabalho. Nesse momento muitos confundem o que é responsabilidade de cada escritório, por isso é necessário ficar atento e ter conversa clara com ambos os lados.
Prova clara disso são os impostos, que são calculados e pagos no mês seguinte ao da emissão da nota fiscal. Essa demanda ainda seria da contabilidade anterior.
3 – Seguido os dois passos anteriores, você já pode ficar mais tranquilo. Mesmo assim, a recomendação é que se faça o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica da antiga para a nova contabilidade. Assim, o novo contador vai poder trabalhar adequadamente.
4 – Separamos ainda uma lista dos documentos que você precisa ter em mente na hora da troca. Sua contabilidade precisa enviar as seguintes informações:
– Certificado Digital
– Código do Simples Nacional (se for o seu perfil)
– Contrato Social (LTDA), Requerimento de Empresário (EI) ou Certificado de condição de Microempreendedor Individual (MEI)
– Número da Inscrição Municipal (ou CCMEI caso a empresa seja MEI)
– RG e CPF dos sócios
– Senha de acesso ao site da Prefeitura
–Balanço Patrimonial
– D.R.E (Demonstração do Resultado do Exercício)
– Documentação suporte
– Livro Diário
– Livro Razão
Esse foi um passo a passo básico e didático para ajudar você que deseja trocar a sua contabilidade. Não tenha medo, o contador deve estar totalmente alinhado com seus propósitos e objetivos, sem falar na necessidade da confiança. O contador é o melhor amigo da sua empresa.
